Por Alejandro Penalba Ferrer.
En los últimos años el uso de las Nuevas Tecnologías ha sufrido un crecimiento exponencial masivo. A día de hoy vivimos 24 horas conectados, tenemos la necesidad de no desengancharnos de la red y ser, en todo momento, conocedores de la ultimísima actualidad que nos rodea.
Esta necesidad de conexión permanente ha supuesto un cambio en los usos y las costumbres también en el ámbito laboral, viéndose éste en una nueva realidad no exenta de riesgos para la propia empresa.
Algo tan sencillo como que un trabajador se conecte al wifi de la empresa o que tenga acceso a internet desde su puesto de trabajo, puede convertirse en un gran problema si no se toman las precauciones adecuadas, por lo que, sin duda es importantísimo contar con un Protocolo de Uso de Nuevas Tecnologías en la empresa.
Este protocolo es indispensable para todo tipo de empresas, ya sean grandes compañías, pymes o micropymes, pues pueden sufrir los mismos problemas al margen de su tamaño.
El primero de los problemas que nos podemos encontrar es la falta de protección de nuestros terminales y servidores, y, por tanto, de toda la información que tenemos almacenada y que pueden suponer una vulneración de la protección de datos, de la propiedad intelectual, de la protección de la sociedad de la información o incluso de la normativa laboral o penal. Cualquier dispositivo conectado a la red wifi de la compañía o cualquier periférico que se conecte a uno de los ordenadores (por ejemplo un pen drive) es una puerta de entrada a toda la red de todo tipo de virus informáticos, por lo que es imperativo regular las conexiones de dispositivos particulares a la red de la empresa.
El segundo gran motivo por el que es necesario en toda compañía un Protocolo de Uso de Nuevas Tecnologías es el absentismo presencial, es decir, estar en el trabajo pero haciendo otras cosas que no son propias del mismo, como por ejemplo estar haciendo consultas en Internet, redes sociales, Whatsapp… Estas son prácticas cada día más generalizadas entre los trabajadores y, sin duda, suponen una merma para el empresario. Es cierto que si son acciones puntuales y durante un breve periodo de tiempo (por ejemplo diez minutos al día) puede ser hasta beneficioso en cuanto a la productividad del trabajador, pero también es cierto que no se pueden permitir abusos en este sentido.
El empresario en este punto cuenta con un hándicap y es que, si es conocedor de éstas prácticas y no se manifiesta al respecto, éstas serán perfectamente válidas ante las Ley, por ello, es de suma importancia contar en la regulación interna de la empresa con un Protocolo de Uso de Nuevas Tecnologías en el ámbito laboral.
Este protocolo no es necesario que sea negociado con los representantes de los trabajadores, es decir, lo puede instaurar el empresario siempre que no contravenga ninguna norma imperativa, y en él se puede regular todo tipo de materias respecto al uso de nuevas tecnologías: qué trabajador tiene acceso a Internet y cuál no, qué tipo de dispositivos se pueden conectar a la red de la compañía, prohibir el uso de los medios que aporta el empresario o los propios de los trabajadores para realizar tareas impropias de su trabajo o, incluso, regular un tiempo diario para realizar dichas tareas si así se considera por parte del empresario.
Ante la complejidad de redacción de un Protocolo de Uso de Nuevas Tecnologías en una compañía debido a las cuestiones técnicas que se tratan, la singularidad de cada empresa y el gran número de cuestiones que pueden ser objeto de regulación, es necesario que se realice por un profesional, para que cumpla con si finalidad y se convierta en una herramienta útil tanto para los trabajadores -pues tendrán claras las normas de uso-, como para el empresario, que estará realizando una labor preventiva para evitar futuros problemas, además de asegurarse en gran medida el éxito de un futuro procedimiento judicial por incumplimiento de un trabajador de alguna de las normas incluidas en el Protocolo de Uso de Nuevas Tecnologías.
